Aktindsigt

Loven omfatter hele den offentlige forvaltning, herunder Nyborg Kommune, og angiver minimum for, hvad borgeren har ret til at få aktindsigt i.

Læs loven her: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=59474 (åbner i nyt vindue)

Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt alle dokumenter i en sag f.eks. også kort, tegninger, film og journalfortegnelser. Vi kan dog ikke give aktindsigt i oplysninger, der er omfattet af særlige regler om tavshedspligt.

Hvem har ret til aktindsigt

Enhver har ret til aktindsigt efter offentlighedsloven – f.eks. også unge under 18 år og udlændinge, der ikke bor i landet.

Gælder det din egen sag, eller er du part i en sag, dvs. direkte berørt af sagens udfald, har du krav på aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Forvaltningsloven giver en større adgang til aktindsigt end offentlighedsloven. Din sagsbehandler kan oplyse dig nærmere herom.

Typer af sager, hvor du ikke kan få aktindsigt

Offentlighedslovens udgangspunkt er, at alle borgere har ret til aktindsigt. Der er dog visse typer af sager, hvor kommunen på grund af offentlighedslovens regler ikke må give aktindsigt. De vigtigste undtagelser er:

• Straffesager og sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige.
• Personalesager – her kan du kun få oplyst den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.
• Disciplinærsager for ansatte i chefstillinger – her kan du kun få oplysninger om disciplinære sager, som er mindre end to år gamle.

Ikke aktindsigt i visse interne dokumenter

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Interne arbejdsdokumenter er bl.a.:

• Dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug
• Breve mellem kommunens egne enheder herunder mellem byrådet og dens udvalg, forvaltninger, afdelinger og andre organer.

Du har dog som borger i nogle tilfælde krav på aktindsigt i interne dokumenter. Det drejer sig f.eks. om interne dokumenter, som kun indeholder kommunens endelige beslutning i sagen eller kun indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligten.

Selv om der er tale om interne dokumenter, har du krav på at få aktindsigt i oplysninger om faktiske omstændigheder i sagen, der ikke fremgår af andre dokumenter i sagen end de interne. Kommunen skal uddrage disse oplysninger ud fra de pågældende interne dokumenter.

Andre specielle dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt. Det kan f.eks. være kommunens brevveksling med en advokat f.eks. i forbindelse med retssager eller dokumenter i forbindelse med aftaler om indkøb, tilbud m.v.

Ikke aktindsigt i fortrolige oplysninger

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som f.eks.:

• Oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold
• Oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold eller tekniske indretninger

Andre undtagelser

Væsentlige hensyn til det offentliges, herunder kommunens interesser kan efter en konkret vurdering bevirke, at aktindsigt begrænses. Det gælder f.eks.:

• Hensynet til gennemførelse af kommunens kontrol- eller planlægningsopgaver
• Hensynet til kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser

Sådan får du aktindsigt

Du kan få aktindsigt via brev, fax, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse. Der er altså ingen formelle krav.

Du skal ikke begrunde dit ønske om aktindsigt. Det er ikke nødvendigt at kende sagens journalnummer eller navn. Kommunens medarbejdere vil gerne vejlede, men det er dog nødvendigt, at du kender sagens eller dokumentets eksistens. Loven siger, at du skal angive de dokumenter eller den sag, du ønsker at blive gjort bekendt med.

Du kan kun få aktindsigt i det, der allerede er i sagen. Kommunen er således ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale, analyser, statistikker m.v.

Kommunen vil give aktindsigt så hurtigt som muligt. Vi vil træffe en afgørelse inden 10 dage efter at have modtaget din anmodning. Kan vi ikke nå det inden for denne frist, vil vi underrette dig om årsagen hertil, og om hvornår du kan forvente at få den endelige afgørelse.

Du har krav på en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din anmodning om aktindsigt.

Hvem skal du kontakte

Ønsker du at få aktindsigt i en sag, skal du henvende dig til den afdeling i kommunen, der har med sagen at gøre.

Kopi eller gennemsyn af sagen

Som regel vil du få aktindsigt i form af kopi af sagens dokumenter. Hvis der er tale om et betydeligt antal dokumenter, eller hvis disse på grund af deres form er svære at kopiere, kan kommunen dog bestemme, at aktindsigten skal gennemføres ved, at du får lejlighed til at gennemse akterne.

Betaling

Justitsministeriet har fastsat regler for betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Du kan se reglerne her:
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=57734 (åbner i nyt vindue)
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=57732 (åbner i nyt vindue)

Kommunen kan opkræve 10 kr. for den første side og 1 kr. pr. efterfølgende side.

Nyborg Kommune opkræver som udgangspunkt ikke betaling for udlevering af fotokopier som følge af anmodninger om aktindsigt. Ved anmodning om kopi af omfattende sagsmateriale vil Nyborg Kommune dog efter omstændighederne opkræve betaling i henhold til ovennævnte bekendtgørelser.

Klagemuligheder

Hvis der er en særlig klagemyndighed på sagsområdet, skal du klage til denne. Dette vil der ofte være i sager omfattet af forvaltningsloven.

I sager omfattet af offentlighedsloven er der oftest ingen særskilt klagemyndighed. Der vil i disse sager være mulighed for at rette henvendelse til Statsforvaltningen eller Folketingets Ombudsmand.

Hverken Statsforvaltningen eller Folketingets Ombudsmand er egentlige klageinstanser og de kan derfor ikke ændre kommunens afgørelse, men de kan rejse kritik af kommunens sagsbehandling og henstille til, at kommunen overvejer sagen på ny og træffer en anden afgørelse.

Statsforvaltningen Syddanmark fører tilsyn med Nyborg Kommune. Adressen er : Statsforvaltningen Syddanmark, Storetorv 10, 6200 Aabenraa.

Folketingets Ombudsmand udøver kontrol med den offentlige forvaltning og påser bl.a. at Nyborg Kommune handler lovligt og i overensstemmelse med god forvaltningsskik.

Adressen er: Folketingets Ombudsmand, Gammel Torv 22, 1457 København K.