Det forpligtende samarbejde på dagtilbudsområdet

Det er besluttet, at der etableres en forsøgsordning med forpligtende samarbejde mellem institutioner i tre geografiske områder (nord, midt og syd). Forsøgsordningen løber i 3 år med virkning fra 1.1. 2008.

Der sker ikke en afgivelse af institutionsledernes og – bestyrelsernes formelle kompetence, men institutionerne forpligter sig til at indgå i et udvidet samarbejde på en række nærmere definerede områder. Lederne indgår i et sideordnet samarbejde, hvor opgaver fordeles efter eksempelvis interesser og spidskompetencer.

Den valgte samarbejdsform sikrer, at der er rum for hensyntagen til de enkelte institutioners særegne forhold både indenfor og på tværs af de tre forpligtigende samarbejder.

Det er et grundvilkår for forsøgsordningen, at der skal være tale om et samarbejde, som er mere vidtrækkende og formelt forpligtende end det nuværende samarbejde mellem institutioner.

De overordnede mål med samarbejdet er:

  • At skabe et rum for vidensdeling, læring, sparring og refleksion for den enkelte leder med henblik på udvikling af den enkeltes personlige og faglige lederskab og dermed en øget kvalitet i den pædagogiske kerneydelse.
  • At sikre fleksibilitet, bredde og dybde i den pædagogiske faglige opgaveløsning – i form af udnyttelse af pædagogiske kompetencer på tværs af institutioner, samarbejde om kvalitetsudvikling, kompetenceudvikling mv.
  • At sikre fleksibilitet i den løbende driftstilrettelæggelse – i form af samarbejde i forhold til lukkedage, ferietilrettelæggelse, fælles kontorpersonale, fælles pedelordning el. lign.
  • At sikre samarbejde i forhold til de betydelige udsving i forholdet mellem kapacitet og behov, der må forventes i de kommende år – i form af flytning af medarbejdere ved mer-/mindreindskrivning mv.
  • At rationalisere ledelses- og administrationsopgaver gennem fælles administration således, at de skærpede krav, der stilles i forhold til ledelse, dokumentation og administration, herunder i den nye dagtilbudslov, imødegås.
  • At bidrage til en løbende udvikling af personaleforhold for alle medarbejdere gennem mulighed for udnyttelse af kernekompetencer på tværs af institutioner, fælles intern og ekstern kompetenceudvikling og eventuelle medarbejdernetværk.
  • At styrke den styringsmæssige overskuelighed og rationalitet (i målstyringen mv.) gennem samarbejde om opfølgning og implementering i forhold til politiske fokusområder, målsætninger mv. i de forpligtende samarbejder. Herved styrkes overskueligheden i overgangen fra forvaltningsniveau til decentralt niveau (institutionsniveau) i styringskæden.

Sideløbende med forsøgsordningen er der iværksat et kompetenceudviklingsprojekt for lederne målrettet ledelses- og samarbejdskompetencer i relation til den nye lederrolle, der følger af samarbejdsprojektet og af de skærpede krav til ledere generelt. Samtidig har forløbet til hensigt at fokusere på det, at etablere en fælles platform for alle institutionsledere med kendskab og tillid til hinanden.

Områdeinddeling

I forsøgsordningen deltager de 16 kommunale samt de 2 selvejende daginstitutioner. De 2 selvejende institutioner deltager efter eget ønske på de opstillede vilkår. Der er valgt en geografisk inddeling kombineret med tværkommunal repræsentation (institutioner fra 2 af de tidligere kommuner i hvert område) for at understøtte opbygningen af ny fælles kultur. Der er sket en opdeling på tværs i nord, midt og syd for at have både by (Nyborg) og land i hver gruppe.

Der er samme antal institutioner med stort set samme antal pladser i alt i hver gruppe. Endeligt er inddelingen foretaget med udgangspunkt i et ønske om så høj grad af tværinstitutionel bredde som muligt. Alle grupper indeholder således alle plads-/institutionstyper: Vuggestue, børnehave, specialgruppe, integreret, store og små institutioner.

Områdeinddelingen er foretaget med udgangspunkt i den nuværende tilbudsstruktur. Se bilag 1.

Forældrebestyrelser

Samarbejdet foregår som udgangspunkt udelukkende på ledelses- og medarbejderniveau. Forældrebestyrelserne fortsætter således som selvstændige organer, men kan – hvis der kan opnås enighed om det blandt bestyrelserne i de enkelte forpligtende samarbejder – etablere koordinerende formandsgrupper eller lignende fælles organer.

Det pædagogiske udviklingsprojekt - Børn med særlige behov

For perioden 2008 – 2010 er der igangsat et forsøgs- og udviklingsprojekt i form af en nyorganisering af indsatsen for børn med særlige behov. Projektet har til formål at sætte fokus på forebyggelse af negativ social arv, sikre en fleksibel, tværinstitutionel og målrettet indsats, udvikle viden og dokumentation for arbejdet med en socialt inkluderende praksis, således at institutionerne til sammen og hver for sig varetager en understøttende, og særligt støttende indsats, gennem udvikling af differentierede læringsmiljøer og sikrer koordinering til kommunens sammenhængende børnepolitik, til handleplanen for det tværsektorielle samarbejde og til overgange mellem dagtilbud og skole.

Projektet tænkes i fremtiden organiseret som del af ledelsesforsøget, ligesom visitationen via visitationsudvalget har repræsentanter fra alle 3 forpligtende samarbejder. I henhold til den særskilte beskrivelse af projektet vedr. børn med særlige behov er der en meget tæt sammenhæng mellem indsatsen for børn med særlige behov, personalets kompetencer og viden om denne gruppe og den konkrete tilgang til opgaven.

Som følge af den beskrevne sammenhæng i mellem de to samarbejdsprojekter, er det en forudsætning, at projekterne evalueres sideløbende og i relation til hinanden (se afsnit 5. for en beskrivelse af proceduren for opfølgning, evaluering mv.).

Samarbejdsprocedurer

Som nævnt tidligere indgår lederne i et sideordnet samarbejde, hvor der ikke sker afgivelse af deres formelle kompetence, men hvor institutionerne forpligter sig på at indgå i et udvidet og bindende samarbejde på en række områder.

Det er derfor af afgørende betydning, at samarbejdet har høj prioritet blandt lederne og øvrige nøglemedarbejdere på institutionerne, og at samarbejdet er funderet på en åben, konstruktiv, anerkendende og dialogbaseret tilgang.

Herudover er det vigtigt, at der fokuseres på muligheder frem for begrænsninger og på helheder/hensyn på tværs af institutioner frem for egne interesser.

Ny samarbejdsmodel

Efter midtvejsevalueringen af forsøget, som blev gennemført i oktober 2008, er der blevet udarbejdet en ny samarbejdsmodel (se figur 1), som afløser de tidligere samarbejdsprocedurer og formuleringen af faser og disses indhold.

Hensigten med den nye model er i langt højere grad at udnytte den enkelte institutionsleders spidskompetencer og tage hensyn til institutionernes særegne forhold samtidig med at der i højere grad skabes rum for vidensdeling, erfaringsudveksling, sparring og refleksion blandt lederne.

Endvidere giver modellen i langt højere grad rum for at opgaverne fordeles mellem lederne, således at der sker en rationalisering og ressourceoptimering i opgaveløsningen.

Modellens opbygning

Overordnet viser modellen den lovmæssige ramme for dagtilbudene: serviceloven, forvaltningsloven, dagtilbudsloven, retssikkerhedsloven osv. Dernæst Nyborg Kommunes udmøntning af disse, mål og rammer, styrelsesvedtægter og de politikker, som berører området.

Som direkte ansvarlig for området er Børnechefen, bistået af stabsfunktionen og andre relevante fagpersoner.

Fælles faglig forum

Institutionsledermøderne er fremover tænkt som et fagligt forum udelukkende for denne målgruppe, uden lederne af sundhedsplejen og tandplejen.Disse deltog tidligere. Dette sker med henblik på at etablere faglige, tematiserede møder til udvikling af området. Endvidere er dette forum tænkt som forum for opfølgning, debat og endelig beslutning på indstillinger fra arbejdsgrupperne. Med mindre der i de underliggende arbejdsgruppers kommissorium er udlagt beslutningskompetence.(Arbejdsgruppernes funktion og indhold beskrives nærmere senere i disse retningslinjer).

USFO´ernes ledere vil fortsat være inviteret til at deltage på disse møder.

Der vil være mulighed for at sammen med Børnechefen at revurdere, hvor mange gange man mødes årligt i dette forum.

 Figur 1. Ny samarbejdsmodel for

De forpligtende samarbejder - ledernes netværksgrupper

I ledernes netværksgrupper drøftes væsentlige ledelsesmæssige udfordringer indenfor deres arbejdsområde. Det vil blive stedet for sparring, refleksion og læring i et fagligt fællesskab. Stedet, hvor pædagogiske udfordringer drøftes og den enkelte institutions udviklingsmuligheder kan kvalificeres.

Endvidere får afdelingen mulighed for at sende flere opgaver til forberedelse, høring og drøftelse her, da ressourcerne nu ikke længere er bundet i faser/opgaver og alle ikke længere skal deltage i al opgaveløsning.

Den kompleksitet som dagtilbudslederes ledelsesopgaver har, gør at ovenstående netværk er en væsentlig forudsætning for kvalitet i opgaveløsningen. Gennem disse netværk etableres der et rum for udveksling af erfaringer, viden, kontakter, refleksion og sparring som kan styrke dels den enkeltes lederskab og dels kvaliteten generelt på området.

Ved ansættelse af nye ledere bliver dette forum vigtig for kollegial støtte i både introduktionsfasen og faglig sparring i hverdagen.

Organisering og ansvarsfordeling
Ansvaret for de enkelte gruppers møder, indkaldelse, dagsordener og referater aftales individuelt i grupperne. Der udarbejdes altså egen forretningsorden. På opfordring fra ledelse og administration skal grupperne indenfor en given tidsramme give feedback, høringssvar og løse opgaver. Det påhviler de enkelte grupper, hvordan disse opgaver løses. Det vil være hensigtsmæssigt, at der i de enkelte grupper altid er en person som på skift er gruppens repræsentant til afdelingen. Uden at der bliver tale om en egentlig formand/sekretærfunktion, som i det tidligere oplæg. Dagplejelederen vil være repræsenteret i én af grupperne.

Lukkedage, ferieplanlægning og åbningstid vil fortsat være en given opgave i de forpligtende samarbejder som beskrevet i det følgende (uændret fra det oprindelige kommissorium).

Lukkedage
I henhold til byrådsbeslutningen i forbindelse med behandlingen af forslag vedr. åbningstid, lukkedage, ressourcetildeling og samarbejde på dagtilbudsområdet den 26.6.2007 skal placeringen af de 6 lukkedage aftales i det forpligtende samarbejde.

Placeringen af lukkedage i de enkelte forpligtende samarbejder skal ske på en måde, så der altid er mindst én af institutionerne, der er åben (såfremt der er behov for pasning). På lukkedagene skal der tilbydes pasning af alle grupper af børn (0-2årige, 3-5årige og specialgruppebørn). Det er tilstrækkeligt, at den åbne institution er en almindelig børnehave uden specialgruppe. Med hensyn til de 0-2årige kan man i det forpligtende samarbejde aftale, at pasningen på lukkedage varetages i en børnehavegruppe eller i en nærliggende dagpleje.

Grundlovsdag og den 24.12 skal regnes med som hele lukkedage, hvilket betyder at såfremt institutionen har lukket de pågældende dage, skal der kun placeres yderligere 4 lukkedage. Omvendt skal der i hvert forpligtende samarbejde være mindst én institution, der er åben Grundlovsdag og den 24.12 (ved behov for pasning og såfremt dagene falder på hverdage), og i det omfang overenskomsten giver mulighed for det (dvs. til kl. 12 el. lign.)

Dagplejen har som udgangspunkt ingen lukkedage. Der vil dog i tilfælde af, at der ikke er behov for pasning blive afviklet ferie i dagplejen, eks. mellem jul og nytår.

Åbningstid
De enkelte institutioner har som udgangspunkt en ugentlig åbningstid på 55,83 timer. I henhold til Børne- og Familieudvalgets beslutning kan udvalget efter indstilling fra ledergruppen i det pågældende forpligtende samarbejde ændre den enkelte institutions åbningstid. Eventuelle besparelser ved at nogle institutioner får en lavere åbningstid end udgangspunktet fordeles ligeligt som et krone pr. barn beløb til samtlige institutioner i det pågældende forpligtende samarbejde.

Rotationsordning
Så længe der er iværksat kompetenceudvikling fastholdes den givne opdeling af de tre grupper. Efter sommerferien 2009 er der mulighed for at justere opdelingen efter en fælles drøftelse på et ledermøde. Der er mulighed for en gang årligt at aftale, at et eller to medlemmer fra hver gruppe roterer, hvis der formuleres et behov herfor.

Arbejdsgruppernes funktion og indhold

 I modellen er der som eksempel beskrevet mulige arbejdsgrupper. Den endelige udformning vil ske efter en godkendelse af den nye model.

I arbejdsgrupperne skal løsningen af alle de opgaver, som kræver en længere proces placeres. Dette kan være opgaver, som tidligere var placeret i de forpligtende samarbejders faser, men også mere fremadrettede visionære udviklingspunkter.

Det er vigtigt, at grupperne sammensættes ud fra interesse, spidskompetence og således at der er repræsentanter/kontakt til de forpligtende samarbejder eller hele ledergruppen. Deltagere i arbejdsgrupperne kan udover dagtilbudslederne også være souschefer, pædagogiske medarbejdere med særlig viden og aktuelle fagpersoner. Efter aftale kan ledere og medarbejdere fra de 3 USFO´ er også involveres i disse gruppers arbejde. Børnechefen og den pædagogiske konsulent og andre fra administrationen kan tilknyttes efter en konkret vurdering.

En af de opgaver, man kunne vælge at placere i en af arbejdsgrupperne er projektstyringen i forhold til udviklingsprojektet Børn med særlige behov. Dette vil gøre, at nye tiltag og udvikling af en kvalitativ bedre indsats overfor disse børn og deres familier kommer til at hænge bedre sammen med andre tiltag på dagtilbudsområdet centralt og lokalt. Det vil bl.a. være kompetenceudvikling af personalet, udnyttelse af hinandens erfaring og kompetence, organisering af specielle grupper og fleksibilitet i sådanne tiltag. Det vil kræve, at der ændres på organiseringen af projektet med styregruppe og projektgruppe. Evt. i forbindelse med midtvejsevalueringen af dette projekt.

Organisering

Det er vigtigt, at indholdet i arbejdsgrupperne hele tiden er aktuel, relevant og tydeligt beskrevet.

For hver enkelt arbejdsgruppe udarbejdes der i forbindelse med etablering af gruppen et kommissorium, der beskriver formålet, gruppens deltagere, aktuelle opgaver, forventninger til resultat, beslutningskompetence og referencer, samt tidsramme. Netop hvem gruppen referer til og hvor resultatet af gruppens arbejde skal høres eller konfirmeres, eller om beslutningskompetencen er uddelegeret til gruppen, må der ikke være tvivl om.

Beskrivelsen af gruppernes opgaver, organisering og kompetence er vigtig for ikke at få et system, hvor beslutninger trækker i langdrag, fordi materialet fra gruppen skal køre i elevator mellem niveauerne.

Fælles portal

Det undersøges muligheder for en fælles portal på dagtilbudsområdet på linje med skolernes ”Skolekom”. Dette kan være et sted, hvor alt materiale af såvel informativ, administrativ, personalemæssig, pædagogfaglig og ledelsesmæssig karakter findes og hvor den enkelte institution kan placere eller hente nødvendigt og aktuelt materiale. Ledelse og administration kan ligeledes anvende portalen og kommunikere til hele dagtilbudsområdet.

Deltagelse af de Integrerede SFO institutioner (børnehavedelen)

 De tre integrerede SFO institutioners deltagelse i det forpligtende samarbejde er begrænset til deltagelse i det fælles faglige forum, daginstitutionsledermøderne. Da disse ledere ikke har samme selvstændige beslutningskompetence, som de øvrige daginstitutionsledere og da de organisatorisk er placeret i Skole- og Kulturafdelingen, besværliggør det deres øvrige deltagelse.

Den nye samarbejdsmodel åbner dog for nye muligheder. Ledere og ansatte herfra kan nu efter nærmere aftale deltage i arbejdsgrupperne, såfremt de respektive overordnede skoleledere godkender dette.

Tidsramme

Da der ved midtvejsevalueringen sker en omorganisering og der har været en stor udskiftning i afdelingen anbefales det, at forsøget med de forpligtende samarbejder forlænges med et år således at projektet evalueres, herunder forslag om fremtidig organisering af ledelse på dagtilbudsområdet, ultimo 2010.

På dagtilbudsområdet vil der sideløbende med forsøget være en lang række nye tiltag som skal udvikles og implementeres, samtidig med at der tiltræder en ny børnechef marts 2009. Af samme grund skubbes kompetenceudviklingsforløbet, således at det først afsluttes eftersommeren 2009.

Løbende overvågning af projektet

Projektet følges af Børnechef og den pædagogiske konsulent. Det er afdelingens ansvar, at der løbende sker den fornødne justering, og at der efter godkendelse af de reviderede retningslinjer nedsættes de nødvendige arbejdsgrupper. Sideløbende hermed udarbejdes et kommissorium for hver af disse.

De 3 forpligtende samarbejder udarbejder derefter deres egen forretningsorden, hvor af bl.a. fremgår, hvem afdelingen kan rette henvendelse til hvornår.

På daginstitutionsledermøderne sker der en opfølgning på arbejdet i de enkelte samarbejder med eventuel drøftelse af nødvendige justeringer og tiltag.

De enkelte forpligtende samarbejder er forpligtet til at gøre Børneafdelingen opmærksom på specifikke problemstillinger i samarbejdet, såfremt disse forhindrer en hensigtsmæssig udvikling og opgaveløsning. Børneafdelingen vil så bistå i løsningen af givne problemstillinger.

Kompetenceudviklingsforløbet evalueres særskilt, dels med DISPUK i forhold til indhold og afvikling, dels med afdeling og ledere med henblik på den enkeltes udbytte.

Eftersommeren 2010 gennemføres en endelig evaluering af ledelsesforsøget og der udarbejdes på baggrund af denne en indstilling til politisk beslutning.

Bilag 1. Det forpligtende samarbejde - områdeinddeling

Sidst opdateret 14. januar 2015