Udlån af kommunale skoler til overnatning ved stævner og større kulturelle arrangementer

Booking og planlægning

• Overnatning skal bookes minimum 6 måneder før arrangementet via Kultur, Fritid og Turisme. Hvis der bookes senere, kan der ikke garanteres plads.
• Det endelige deltagerantal skal meldes til lokationen senest 8 uger før arrangementets afholdelse.
• Der afholdes et indledende møde med lokationen for at afklare behov og rammer.

Adgang og brug af faciliteter

• Gennemgang af lokation og nøgleudlevering sker i ugen op til arrangementet og kun inden for Teknisk Services åbningstid:
  • Mandag til torsdag kl. 08.00–14.00
  • Fredag kl. 08.00–11.00
• Alt inventar skal blive i det tildelte lokale og tilbageleveres i samme stand som ved modtagelse. Hvis ikke, vil der ske en opkrævning på timer brugt på oprydning.
• Brugere har som udgangspunkt adgang til klasselokaler, toilet- og badefaciliteter samt udendørsarealer, medmindre andet er aftalt.
• Adgang til køkken eller kantine skal aftales særskilt under planlægningen.

Ansvar og kontaktperson

• Hver lokation med overnatning skal have en ansvarlig stævnekoordinator tilknyttet.
  • Kun denne person må kontakte håndværkere eller teknisk personale ved driftsproblemer.
  • Kontaktoplysninger bliver udleveret ved gennemgang.

Økonomi og hændelser

• Skader eller bortkommende ting forårsaget af brugerne, der kræver håndværksarbejde eller erstatning, afholdes af arrangøren.
• Akutte skader som fx brud på vandrør dækkes af Ejendomscenteret, og Teknisk Service tilkaldes.
• Hvis Teknisk Service tilkaldes uden for arbejdstid og opgaven ikke vurderes som akut, opkræves en timetakst på 380 kr. + moms.

Efter arrangementet

• Der skal foretages en fælles gennemgang af lokationen med Teknisk Service på førstkommende hverdag efter arrangementet inden for arbejdstid.
• Lokaler skal afleveres rengjorte og arrangøren skal betale for en ekstra standard rengøring udført af kommunens Service Team samt eventuelle øvrige afledte udgifter i forbindelse med brugen af lokalerne. Er der fra arrangørens side ikke rengjort tilstrækkeligt, vil der være en ekstra udgift udover standardprisen på rengøring. (Prisen på en ekstra standard rengøring skal udarbejdes og skrives ind).

Kontaktinformation

For booking og forespørgsler kontakt Kultur, Fritid og Turisme. E-mail: kulturfritidogturisme@nyborg.dk, tlf. 6333 7000.

Lokationer til rådighed

• Vibeskolen afd. Ullerslev og afd. Aunslev
• 4Kløverskolen afd. Ørbæk
• Danehofskolen afd. Nyborg