Principper for fysisk flytning af foreninger
Som kommune vil vi gerne sikre de bedst mulige vilkår for kommunens foreninger via dialog og information, hvis det bliver nødvendigt at flytte foreninger fra deres nuværende lokaler.
I forbindelse med organisationsændringer i Nyborg Kommune, og etablering af en ny ejendomsadministration, vil Nyborg Kommune have fokus på at sikre kvaliteten af de bygninger og lokaler, som foreninger benytter, både når det gælder vedligehold og udnyttelse. Det kan derfor blive nødvendigt at skulle flytte foreninger til nye lokaler i nogle situationer.
På baggrund af dette, er følgende principper blevet vedtaget af Folkeoplysningsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget. Administrationen i Nyborg Kommune vil arbejde ud fra disse, i en grundig dialog med og inddragelse af berørte foreninger, med respekt for de enkelte foreninger og deres virke.
Principperne vil være vigtige pejlemærker for det konkrete samarbejde mellem foreningerne og Nyborg Kommune. De skal sikre en god dialog og individuelle vurderinger i samarbejdet om at finde en god løsning for foreninger, der kan blive berørt af flytninger. Nyborg Kommune skal vise åbenhed og inddrage berørte foreninger.
Princip 1: Kommunikation med berørte foreninger
- Der skal inviteres til personlige dialogmøder med foreningen, hvor beslutningsgrundlaget fremlægges og foreningen kan bidrage med tanker og ønsker for flytningen. Administrationen skal ligeledes have konkret materiale med, hvor løsninger, tidshorisonter, rettigheder mm. præsenteres.
- Der skal være så tidlig involvering af foreningen som muligt. Foreningen skal have besked i god tid, så der er tid til en ordentlig proces.
- Hvis flere foreninger på samme lokation skal flyttes, skal kommunikationen til disse være den samme.
- Hvis der er væsentlige flytteomkostninger, skal Nyborg Kommune finde en løsning sammen med foreningen.
Princip 2: Alle berørte foreninger vil blive tilbudt andre lokaler at være i
- Foreningen skal tilbydes flere muligheder for nye lokaler, hvis dette er muligt.
- Foreningen skal kunne tilbydes samme muligheder, så vidt det er muligt, så alle aktiviteter kan fortsætte og foreningens behov dækkes.
- Hvis en ny lokalitet skal deles med andre foreninger end dem, foreningen har været vant til at dele med (eller måske slet ikke har delt lokaler), skal disse informeres og involveres, hvis de ønsker det. Nyborg Kommune skal bidrage til et godt samarbejde mellem de foreninger, der skal dele lokalitet.
- Hvis der er mulighed for at tilbyde bedre vilkår end tidligere, skal dette tilbydes.
Princip 3: Der skal vurderes på de berørte foreningers individuelle behov, så disse bedst muligt imødekommes, når de flyttes til nye lokaler
- Der skal være en tæt dialog og kontakt med foreningen om ønsker og behov.
- Der skal være mulighed for en definition af ”husregler”, hvis flere foreninger benytter samme lokation.
- I nogle situationer kan det være vigtigere at se på foreningens behov, frem for de antal kvm. som foreningen tidligere har haft adgang til.
- Foreningen skal være en aktiv medspiller i hele processen.
Efter en flytning
Efter en flytning af en forening, skal Nyborg Kommune følge op med foreningen, og evaluere på om det er blevet en god løsning. Hvis det ikke er en god løsning, skal der arbejdes på en ny og bedre løsning.
Nyborg Kommune skal hjælpe foreningen, der er flyttet til ny lokation med at synliggøre hvor de holder til fremadrettet.