Huslejenævnet følger retningslinjerne i Databeskyttelsesforordningen.
Sådan behandler vi dine personoplysninger
Når Huslejenævnet i Nyborg Kommune modtager eller indsamler personoplysninger om dig, skal vi efter reglerne i databeskyttelsesforordningen give dig en række oplysninger. Vi skal bl.a. orientere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger og hvilke særlige rettigheder, du har, når vi behandler personoplysninger om dig. Hvis du bliver en del af en sag i Huslejenævnet, vil du derfor modtage en skrivelse, hvor du bliver orienteret om disse oplysninger. Skrivelsen indeholder de samme oplysninger, som du kan læse om herunder.
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Huslejenævnet behandler oplysninger om dig, hvis du selv indbringer en sag for nævnet, eller hvis du er en del af en sag, som bliver indbragt af en anden part.
Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at træffe afgørelse i sagen i Huslejenævnet.
Hvilke personoplysninger behandler vi
Vi behandler de oplysninger om dig, som vi modtager fra dig eller andre i forbindelse med behandlingen af en sag i Huslejenævnet. Der er tale om almindelige personoplysninger, herunder særligt følgende oplysninger:
- Kontaktoplysninger (navn, adresse, telefonnummer, e-mail)
- Oplysninger, der relaterer sig til sagen i Huslejenævnet (f.eks. oplysninger vedr. husleje, forbrugsregnskaber, lejeperiode, tvister mv.)
Hvor stammer dine personoplysninger fra
De personoplysninger, som vi behandler om dig, modtager eller indsamler vi fra dig eller fra en anden part, der indbringer en sag for Huslejenævnet.
Herudover indhenter vi i nogle tilfælde oplysninger fra Folkeregisteret og Teknik- og Miljøafdelingen til brug for oplysningen af en konkret sag.
Eventuelle modtagere af dine personoplysninger
Alle de personoplysninger, som du indgiver, og som indgår i en sag i Huslejenævnet bliver journaliseret i vores system og videregivet til din modpart, således at din modpart har mulighed for at fremkomme med sine oplysninger til sagen. Hvis din modpart lader sig repræsentere af en anden, f.eks. en advokat, organisation, forening, familiemedlem eller andre, vil dine oplysninger blive videregivet til denne repræsentant.
Dine personoplysninger kan herudover blive videregivet til tredjeperson ved anmodning om aktindsigt.
Endelig bliver der udarbejdet sagsoversigt til Huslejenævnets møder, hvoraf adressen, som klagesagen vedrører, fremgår. Sagsoversigten bliver offentliggjort her kommunens hjemmesiden.
Opbevaring af dine personoplysninger
Som offentlig myndighed har vi pligt til at journalisere ind- og udgående post.
Når der er truffet afgørelse, afsluttes og arkiveres sagen i vores journalsystem. Kommunen har fortsat adgang til oplysningerne i sagen efter arkivering.
Kommunens sager overføres til Rigsarkivet efter arkivlovens regler herom.
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger på følgende grundlag:
- Lejeloven
- Lov om boligforhold, kap. 9
- Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
Vi er den dataansvarlige – sådan kontakter du os
Nyborg Kommune er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig.
Vores kontaktoplysninger er:
Huslejenævnet, Nyborg Kommune, Torvet 1, 5800 Nyborg. Telefon: 6333 7000, e-mail: sekretariatet@nyborg.dk
Mails indeholdende følsomme personoplysninger bør altid sendes ved sikker mail via e-Boks eller borger.dk.
Kontaktoplysninger på vores databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Vores databeskyttelsesrådgiver er uafhængig og har til opgave at sikre, at vi overholder reglerne i databeskyttelsesforordningen. Hvis du har spørgsmål til vores generelle behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.
Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:
Dine rettigheder
Ret til indsigt
Du kan bede om indsigt i, hvilke personoplysninger Nyborg Kommune behandler om dig. Dette skal være med til at sikre din mulighed for at tjekke, at det er de korrekte personoplysninger, Nyborg Kommune behandler, samt at de behandles lovligt.
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. Som offentlig myndighed er Nyborg Kommune imidlertid underlagt en pligt til at dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller en anden beslutning i sin tid blev truffet på.
Det betyder, at kommunen i almindelighed ikke må fjerne oplysninger, når de først er indgået i en sag. Derfor beholder vi de oprindelige, men måske forkerte personoplysninger af hensyn til dokumentationspligten. De korrekte personoplysninger tilføjes imidlertid sagen.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle
personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige
samfundsinteresser. Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.
Ret til at blive glemt
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig. Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset, da kommunen bl.a. er underlagt reglerne om notatpligt, journalisering og arkivering.
Retten til at blive glemt og dermed til at få slettet sine personoplysninger gælder heller ikke i de tilfælde, hvor den fortsatte behandling af personoplysningerne er nødvendig for, at Nyborg Kommune kan varetage sine opgaver som offentlig myndighed.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Nyborg Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Nyborg Kommune vil vurdere, om indsigelsen er berettiget eller ej.
Klage til Datatilsynet
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.